Das Clarity-First Productivity System

— Nicht nur für den Hyperkinetic Mind

Klarheit vor Aktion. Einfachheit vor Komplexität.

Das TO DO or NOT TO DO System ist dafür entwickelt, dir zu helfen, mentale Überlastung zu durchbrechen und sofortige Klarheit in deine To-Do-Liste zu bringen.

Die zentrale Idee: Jede Task wird Schritt für Schritt gefiltert – so triffst du jeweils nur eine klare Entscheidung.

Productivity designed by M.C. Escher

Warum die meisten Systeme für Hyperkinetic Minds scheitern

Bevor ich in das System eintauche, möchte ich kurz erklären, warum so viele bestehende Methoden für Menschen mit schnellem, multidirektionalem Denken nicht funktionieren. .

Systeme wie die Eisenhower-Matrix schlagen vor, To-Dos nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Das klingt theoretisch großartig, führt in der Praxis jedoch zu einer subtilen Art von Verwirrung:

  • Du wirst gezwungen, mehrere Dimensionen gleichzeitig zu priorisieren.
  • Die Logik von „dringend, aber nicht wichtig“ wirkt kontraintuitiv – warum solltest du überhaupt Zeit mit etwas verschwenden, das nicht wichtig ist?

GTD hingegen erfordert ständiges Erfassen, Kategorisieren und Überprüfen – ein Maß an Akribie, das oft eher überfordert als beruhigt.

Kurz gesagt:

Diese Systeme vermischen verschiedene mentale Prozesse. Sie verlangen von dir, über zu viele Dinge gleichzeitig nachzudenken:

Ist etwas wichtig, dringend, machbar, aufwendig, strategisch, taktisch …?

Du bleibst in Schleifen des Überdenkens stecken und am Ende verbringst du möglicherweise mehr Zeit damit, To-Dos zu organisieren, als sie tatsächlich zu erledigen.

Genau hier kommt mein System ins Spiel.

Die Kernidee

Eine klare Entscheidung nach der anderen

Genau hier kommt TO DO or NOT TO DO ins Spiel.

Das Herzstück dieses Systems ist wunderbar einfach:

Eine klare Entscheidung nach der anderen.

Anstatt Dringlichkeit, Wichtigkeit, Aufwand und Emotionen in einen großen mentalen Eintopf zu werfen, unterteilt dieses System den Bewertungsprozess in klare, separate Schritte.

Du bewertest jedes To-Do basierend auf:

  1. Auswirkung
  2. Aufwand
  3. Dringlichkeit
  4. Widerstand

Jeder Faktor wird separat behandelt, was dir sofortige Klarheit verschafft und Überlastung verhindert.

Warum das funktioniert

  • Vereinfacht Entscheidungsfindung: Eine klare Bewertung nach der anderen.
  • Reduziert Überforderung: Keine verstrickten Prioritäten.
  • Packt Prokrastination an: Erkennt Widerstand und geht ihn an.
  • Flexibel: Nutze es per Hand oder über das vorgefertigte Notion-Template.
  • Perfektes Vorsystem: Bevor du To-Dos in Kalender oder Planer überträgst.

Nicht alle To-Dos sind gleich geschaffen

Eines der grundlegenden Prinzipien hinter TO DO or NOT TO DO ist das Anerkennen dieser einfachen Wahrheit:

Nicht alle to-dos sind gleich geschaffen.

Es ist leicht, in die Falle zu tappen, jedes To-Do so zu behandeln, als hätte es dasselbe Gewicht oder denselben Wert. Doch wenn wir einen Schritt zurücktreten und To-Dos aus einer systemischen Perspektive betrachten, erkennen wir, dass To-Dos ganz natürlich in unterschiedliche Kategorien fallen – jede mit einer eigenen Dringlichkeit, einem eigenen Zweck und einer eigenen strategischen Bedeutung.

Die Ebenen des Handelns verstehen

Jedes System – ob dein Business oder dein persönliches Leben – erzeugt verschiedene Arten von To-Dos. Das Verstehen ihrer Hierarchie hilft dir, klügere und entspanntere Entscheidungen darüber zu treffen, worauf du als Nächstes deinen Fokus legst.

Beginne damit, zu identifizieren, ob das To-Do ein Fix, ein Task oder ein Step ist.
Das hilft dir sofort zu erkennen, wo deine Aufmerksamkeit gerade wirklich gebraucht wird, und verhindert, dass du dich auf Wachstums-To-Dos konzentrierst, während dein System noch instabil ist.

Ein systematischer Blick: Drei Arten von To-Dos

Brände löschen

Fixes

Auf der untersten Ebene haben wir To-Dos, die Fixes sind.

Das sind die „Feuerwehr“-To-Dos:

  • Etwas ist kaputt gegangen
  • Etwas Dringendes erfordert sofortige Aufmerksamkeit
  • Das System ist im Konflikt, und ohne schnelles Handeln droht der Zusammenbruch

Wenn es brennt, brauchst du einen Fix.
Diese sind nicht verhandelbar. Fixes müssen vor allem anderen erledigt werden.

Wenn sie ignoriert werden, eskalieren sie und bringen das gesamte System durcheinander.

Wartung hält das System am Leben

Tasks

Sobald die Brände gelöscht sind, folgt die nächste Ebene: Wartung.

Wartungs-to-dos sorgen dafür, dass dein System reibungslos läuft.

Sie gewährleisten:

  • Stabilität
  • Konsistenz
  • Vorbeugung zukünftiger Brände

Denk daran wie an die Pflege der Gans, die goldene Eier legt.

Wenn du die Wartung vernachlässigst, werden kleine Risse irgendwann zu Zusammenbrüchen.

Wachstum vorantreiben

Steps

An der Spitze finden wir Steps – die to-dos, die dein System voranbringen.

Diese to-dos drehen sich nicht um Überleben oder Stabilität. Sie stehen für Wachstum, Expansion und Innovation.

Aber – und hier kommt die entscheidende Erkenntnis:

Steps machen nur Sinn, wenn das System stabil ist.

Du kannst kein System wachsen lassen, das in Flammen steht.

Du kannst dich nicht weiterentwickeln, wenn das System auseinanderfällt, weil es an grundlegender Wartung fehlt.

Introducing: Die Drei-Finger-Regel

Um das System leicht einprägsam zu machen, habe ich es um eine physische Geste herum aufgebaut – die Drei-Finger-Regel.
Stell dir vor, deine Hand formt ein 3D-Koordinatensystem:

  • Daumen zeigt nach oben = Auswirkung
  • Zeigefinger zeigt nach vorne = Dringlichkeit/Widerstand
  • Mittelfinger zeigt zur Seite = Aufwand

Jedes Mal, wenn ein neues to-do auftaucht, lass es gedanklich durch dieses einfache Framework laufen.

5 einfache Schritte zur Klarheit

Schritt 1

Wähle die Ebene

Welche Rolle spielt dieses To-Do aktuell in deinem System?

Ordne zuerst die Ebene des Handelns ein:
 
 

  • Fix (Feuerwehr): Etwas Dringendes ist kaputt, im Konflikt oder benötigt sofortige Aufmerksamkeit.
  • Task (Wartung): Hält den Betrieb am Laufen und beugt zukünftigen Problemen vor.
  • Step (Wachstum): Bringt dein System voran – aber erst wertvoll, wenn Stabilität gewährleistet ist.

Schritt 2

Bewerte die Auswirkung

Ist es es wert, erledigt zu werden?

Frag dich zunächst:

Welchen positiven Einfluss hat dieses To-Do?

Oder welchen negativen Einfluss hat es, wenn es überhaupt nicht erledigt wird?

Bewerte es:

  • Hohe Auswirkung
  • Mittlere Auswirkung
  • Niedrige Auswirkung

Du denkst noch nicht über Aufwand oder Zeit nach – nur über das Ergebnis und seine Bedeutung.

Schritt 3

Schätze den Aufwand ein

Wie viel Energie wird es kosten?

Bewerte als Nächstes:

Wie viel Zeit, Energie oder Komplexität erfordert dieses to-do?

Optionen:

  • Hoher Aufwand
  • Mittlerer Aufwand
  • Niedriger Aufwand

Achte darauf, wie klar wir bleiben: ein Gedanke nach dem anderen.

Schritt 4

Bestimme die Dringlichkeit

Wann sollte es erledigt werden?

Erst nachdem du Auswirkung und Aufwand verstanden hast, gehst du weiter zu:

Muss dieses To-Do jetzt, bald oder später erledigt werden?

Wieder ganz einfach:

  • Hohe Dringlichkeit
  • Mittlere Dringlichkeit
  • Niedrige Dringlichkeit

Dein Zeigefinger zeigt nach vorne – er symbolisiert deine persönliche Zeitachse.

Fingeransatz = Jetzt. Fingerspitze = Später.

Schritt 5

Prüfe auf Widerstand

Warum prokrastinieren wir?

Es gibt einen letzten Faktor: Widerstand.

Selbst wenn etwas hohe Auswirkung, niedrigen Aufwand und hohe Dringlichkeit hat, könntest du es trotzdem vermeiden.

Der Grund ist innerer Widerstand – mentale Reibung oder emotionale Blockaden.

Deshalb habe ich ein einfaches Ampelsystem hinzugefügt:

🟢 Grün = Kein Widerstand, bereit loszulegen
🟡 Gelb = Zögern vorhanden
🔴 Rot = Starker Widerstand, Prokrastination wahrscheinlich

Oft führt Widerstand dazu, dass wir wichtige To-Dos in die Zukunft verschieben.

Wenn du ihn erkennst, kannst du ihn bewusst angehen.

Das Ergebnis: Klarheit

Klarer Kopf

Die Logik hinter der Priorisierung deiner To-Dos

Das soll dir lediglich die Logik zeigen – du musst darüber nicht selbst nachdenken, das übernimmt das System automatisch für dich. Es ist nur hier, falls du dich fragst, wie der Priorisierungsprozess funktioniert.

Auswirkungs- x Aufwand-Matrix

Wertigkeit des To-Dos

Wertigkeit- x Dringlichkeits-Matrix

Relevanz des To-Dos

Relevanz- x Ebenen-Matrix

Priorität des To-Dos

Die Wartungsroutinen

Um dein System klar und zuverlässig zu halten, sind zwei einfache Routinen essenziell: eine wöchentliche und eine monatliche. Sie helfen dir, fokussiert auf das Wesentliche zu bleiben und verhindern, dass unnötiger Ballast entsteht.

Wie Zeit die Dringlichkeit verändert

Die Bananen-Routine

Urgency isn’t static—it changes over time.

A to-do that feels distant today might suddenly demand immediate attention next week.
That’s why I suggest a simple routine:

Once a week, walk through your to-do list and re-evaluate the urgency of each to-do.

Think of your to-dos like bananas

  • Some are still green (no rush yet).
  • Others are turning yellow (getting closer).
  • A few might already be brown (on the edge of crisis).

If left unchecked, even small to-dos can turn into urgent fires.
This weekly routine—based on the „Banana Principle“—helps you:

  • Spot the ripening to-dos before they go bad.
  • Shift tasks forward before they escalate.
  • Maintain control, so you’re acting on your terms—not reacting in panic.

A ten-minute review each week can save you hours of firefighting later.

How context changes your judgement

The Weighting Routine

Your context shifts. So could your to-dos.

To-dos don’t exist in a vacuum—your situation, goals, and available resources evolve over time.

That’s why it’s essential to regularly revisit your to-do list beyond urgency.

Once a month, take a moment to re-evaluate the impact and effort of your to-dos:

  • Does a to-do you once considered low impact now have higher relevance?
  • Has something you thought would require high effort become easier or obsolete?

This monthly check helps you:

  • Remove outdated, irrelevant to-dos.
  • Spot new opportunities hidden in old to-dos.
  • Keep your system lean, focused, and aligned with your current priorities.

Do a monthly review: Re-evaluate impact and effort, delete irrelevant to-dos.

But Wait There Is More: The Bigger Picture

The TO DO or NOT TO DO system is just one part of a much larger framework—the faktorraum framework—where every aspect of your life is seen and optimized as part of an interconnected system.

Was wir hier haben

Vorsystem-Gelassenheit

Das Schöne an TO DO or NOT TO DO ist:
Es ist keine vollständige Produktivitäts-App oder ein Planer.

Es ist ein Vorsystem – basierend auf einer Heuristik.

Ein mentaler Filter, der dir hilft, zu entscheiden, was es wert ist, erledigt zu werden, bevor es deinen Kalender oder Planer verstopft.

Nur to-dos, die diesen Filter durchlaufen haben, verdienen ihren Platz in deinem Zeitplan.

Du gewinnst Klarheit, innere Ruhe und das Vertrauen zurück, dass du an dem arbeitest, was wirklich zählt.

Wo es passt

Das faktorraum Framework

Dieses System ist ein Teil eines größeren Frameworks, das ich entwickle, namens faktorraum.

Eine Methode, die darauf abzielt, deinen mentalen Raum freizumachen und Überlastung an der Wurzel zu beseitigen.

TO DO or NOT TO DO ist der erste Schritt in diese Richtung.

Es verschafft dir sofortige Klarheit darüber:

  • Was deine Zeit wert ist.
  • Was nicht.
  • Und wann du dich auf welches To-Do konzentrieren solltest.

Wenn du auf dem Laufenden bleiben möchtest, während wir das vollständige Framework entfalten, kannst du dich gerne für den Newsletter anmelden und die Reise mit uns beginnen.

Bleib auf dem Laufenden

Die Backstory

Eine Suche nach Klarheit

So lange ich mich erinnern kann – mittlerweile über 25 Jahre – habe ich mich mit einer Frage beschäftigt:

Wie können wir unser tägliches Leben so organisieren, dass es sich klar, strukturiert und handhabbar anfühlt, besonders wenn der eigene Geist nie zur Ruhe kommt?

Wenn du wie ich bist und einen schnellen, hyperkinetischen Geist hast, weißt du, wie schwer es ist, in Produktivitätssystemen Frieden zu finden. Traditionelle Methoden, wie das beliebte Getting Things Done (GTD)-Framework, enden oft als eine weitere Stressschicht anstatt einer Lösung. Sie sind starr, übermäßig detailliert und paradoxerweise erhöhen sie das mentale Chaos, das sie eigentlich beseitigen sollen.

Im Laufe der Jahre bin ich zu einem Art Nomaden in der Welt der Produktivitätssysteme geworden. Ich habe alles ausprobiert – von GTD über die Eisenhower-Matrix, Timeboxing, Prioritäten-Matrizen, Bullet Journals bis hin zu zahllosen digitalen Apps.

Einige waren zu komplex. Andere vereinfachteten die realen Dynamiken zu sehr. Viele ließen mich erschöpfter und zerstreuter zurück.

Aber ich habe nicht aufgegeben.

Stattdessen begann ich, zu experimentieren, zu tüfteln und nach und nach mein eigenes System zu entwickeln – ein System, das speziell für Köpfe wie meinen (und vielleicht auch deinen) entwickelt wurde:

Schnell. Rastlos. Kreativ. Immer jonglierend.

Das Ergebnis ist das, was ich jetzt faktorraum nenne.

Bereit für Klarheit?

Möchtest du das TO DO or NOT TO DO System sofort anwenden?

Ich habe eine kostenlose Notion-Vorlage erstellt, in der die gesamte Logik integriert ist – Auswirkung, Aufwand, Dringlichkeit, Widerstand und mehr.

Kein Setup erforderlich. Einfach deine To-Dos eintragen und anfangen, dich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

Triff bessere Entscheidungen, reduziere Überforderung und fühle dich endlich klar darüber, was es wert ist, erledigt zu werden – und wann.

Hol dir deine kostenlose Notion-Vorlage